Présentation
La formation de Secrétaire Assistant vise à préparer les apprenants à devenir des professionnels polyvalents capables d'assurer la coordination et l'organisation des informations au sein d'une entreprise. Les apprenants acquerront des compétences essentielles en communication, gestion administrative, et création de documents professionnels.Compétences à valider
Les compétences à valider sont les suivantes :
Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités
- Produire des documents professionnels courants : L'assistant secrétaire est capable de créer et de produire divers types de documents professionnels, tels que des courriers, des comptes rendus, des tableaux, et des graphiques, en veillant à l'orthographe, à la syntaxe et à la qualité de présentation.
- Communiquer des informations par écrit : Cette compétence implique la capacité à rédiger des documents et des messages clairs et efficaces pour communiquer des informations à l'interne ou à l'externe de l'entreprise.
- Assurer la traçabilité et la conservation des informations : L'assistant secrétaire est responsable de l'organisation, du classement, et de l'archivage efficaces des informations, tant physiquement que numériquement, pour assurer leur traçabilité et leur conservation.
- Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement : Cette compétence implique la capacité à accueillir et à orienter efficacement les visiteurs, ainsi qu'à transmettre des informations oralement de manière claire et professionnelle.
- Planifier et organiser les activités de l'équipe : L'assistant secrétaire est capable de planifier et d'organiser les activités de l'équipe, y compris la gestion des agendas, la coordination des réunions, et la prise de rendez-vous, pour assurer une efficacité opérationnelle.
Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines
- Assurer l'administration des achats et des ventes : Cette compétence implique la capacité à traiter les commandes clients, les demandes d'achats, et les approvisionnements, ainsi qu'à assurer l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs, en répondant aux demandes d'information et en traitant les réclamations courantes.
- Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes : L'assistant secrétaire est en mesure de répondre efficacement aux demandes d'information des clients, tout en traitant les réclamations courantes en conciliant la satisfaction de l'interlocuteur avec les intérêts de l'entreprise.
- Elaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale : Cette compétence consiste à créer et à mettre à jour des tableaux de suivi de l'activité commerciale, y compris des tableaux statistiques et des graphiques, pour faciliter le suivi et l'analyse de l'activité.
- Assurer le suivi administratif courant du personnel : L'assistant secrétaire participe au suivi administratif courant du personnel en maintenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités d'embauche et de départ des salariés, et en fournissant des réponses conformes au droit du travail aux demandes d'information d'ordre social.
Exemples de questions posées pendant la session d'examen
1. Comment gérez-vous la coordination des informations et des documents au sein de votre équipe ou de votre service ?
Notre conseil : Mettez en avant votre capacité à organiser et à prioriser les informations et les tâches. Parlez de votre expérience dans la gestion de la communication interne et de votre souci du détail pour maintenir une coordination efficace.
2. Pouvez-vous expliquer comment vous traitez les demandes d'information des clients ou des visiteurs ?
Notre conseil : Démontrez votre compétence en matière de service client en expliquant comment vous accueillez les visiteurs et gérez les demandes d'information de manière professionnelle et efficace. Mettez en avant votre aptitude à communiquer clairement, que ce soit à l'écrit ou à l'oral.
3. Parlez de votre expérience dans la création et la gestion de documents professionnels tels que courriers, comptes rendus ou tableaux statistiques. Comment assurez-vous la qualité de ces documents ?
Notre conseil : Décrivez votre expérience passée dans la création et la gestion de documents professionnels. Insistez sur votre attention aux détails, votre maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe, ainsi que sur l'utilisation d'outils numériques pour produire des documents de haute qualité.
Nos conseils pour une bonne préparation
Apprenants et
candidats
Concentrez-vous sur le perfectionnement de vos compétences en communication écrite et orale, ainsi que sur la maîtrise des outils informatiques. Ce sont des compétences essentielles pour réussir en tant que Secrétaire Assistant.
candidats
Formateurs
Encouragez les apprenants à développer leur sens du détail et à maintenir une orthographe et une syntaxe irréprochables. L'attention aux détails est cruciale dans ce métier.
Ecoles et
centres de formation
Favorisez l'utilisation d'outils numériques modernes dans l'enseignement pour préparer les apprenants à l'environnement de travail actuel. Offrez également des cours pratiques pour renforcer leurs compétences professionnelles.
centres de formation
Vous pouvez utiliser le copilote d'Educentre pour réussir vos actions de formation.
Informations officielles
Code RNCP : RNCP193
Consultez les documents officiels, notamment le REAC (Référentiel Emploi Activités Compétences) et le
RC (Référentiel de Certification) pour plus d'informations :
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