L'emploi de secrétaire assistant se distingue par sa grande polyvalence. Il occupe une position centrale dans le fonctionnement des services et des entreprises, avec des missions essentielles au quotidien. Ces missions englobent le soutien administratif et logistique aux responsables ou aux équipes, la coordination et l'organisation de l'information, le suivi administratif dans les domaines commerciaux et la gestion de divers dossiers administratifs, parfois spécifiques.

En tant que premier interlocuteur des collaborateurs et des partenaires externes, le secrétaire assistant joue un rôle central dans la qualité de la communication de l'organisation. Il contribue à rehausser l'image de la structure et à assurer une transmission fluide de l'information. La dimension relationnelle de sa fonction est donc cruciale.

Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge des tâches telles que la préparation de dossiers, la création, la présentation et la diffusion de documents, incluant courriels, lettres, comptes rendus, tableaux et graphiques, en veillant à maintenir une orthographe et une syntaxe impeccables. Il effectue des recherches d'informations à partir de sources identifiées et assure le classement et l'archivage, tant physiques que numériques.

Le secrétaire assistant prend en charge la gestion des appels téléphoniques et des visites, gère les prises de rendez-vous, maintient les agendas à jour et organise les réunions et les déplacements, contribuant ainsi à une meilleure organisation du travail.

Au sein du service commercial, il s'occupe du traitement des commandes clients, des demandes d'achats et des approvisionnements. Il fait le lien entre l'entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d'information et traite les réclamations courantes après les avoir analysées, cherchant à concilier la satisfaction des interlocuteurs avec les intérêts de l'entreprise. Il facilite également le suivi de l'activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques pertinents.

Selon l'organisation de la structure, le secrétaire assistant peut être impliqué dans le suivi administratif du personnel, en maintenant à jour les dossiers, en gérant les formalités d'embauche et de départ des salariés, et en fournissant des réponses conformes au droit du travail aux questions courantes d'ordre social.

Le secrétaire assistant peut être amené à se montrer agile en prenant en charge le travail de collègues d'autres services pour assurer une continuité de service, ce qui requiert une grande capacité d'adaptation et une ouverture à son environnement.

L'autonomie et la gestion des priorités varient en fonction de la taille et de l'organisation de l'entreprise. Les interruptions fréquentes dues à la multiplicité des tâches et des intervenants exigent une évaluation et une gestion efficaces des urgences et des priorités. L'essentiel de l'activité se déroule de manière sédentaire, utilisant des outils numériques et des logiciels spécifiques à la structure.

L'évolution technologique des outils nécessite une mise à jour et une adaptation permanentes des compétences. Les horaires sont généralement stables, bien que l'amplitude puisse s'élargir pour répondre aux besoins de la clientèle ou des usagers.