Présentation

La formation pour devenir employé administratif et d'accueil vise à préparer les apprenants à exceller dans le domaine du secrétariat et de l'accueil au sein d'organisations professionnelles. Elle couvre une gamme de compétences essentielles, y compris la gestion du courrier, la communication professionnelle, l'utilisation d'outils informatiques, et la préservation des informations confidentielles.
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Compétences à valider

Les compétences à valider sont les suivantes :

Assurer l'accueil d'une structure

  • Réaliser les travaux administratifs courants d'une structure : L'employé administratif et d'accueil effectue les tâches administratives courantes nécessaires au bon fonctionnement de la structure. Cela comprend la création de documents, la gestion des dossiers, et l'application des procédures administratives internes.
  • Présenter et mettre en forme des documents professionnels à l'aide d'un traitement de texte : Il est capable de créer, formater, et mettre en page des documents professionnels à l'aide d'un logiciel de traitement de texte. Il assure que ces documents sont clairs, professionnels, et conformes aux normes de la structure.
  • Saisir et mettre à jour des données à l'aide d'un tableur : L'employé administratif et d'accueil utilise des logiciels de tableur pour saisir et mettre à jour des données. Il peut gérer des feuilles de calcul, effectuer des calculs simples, et organiser les informations de manière structurée.
  • Utiliser les outils collaboratifs pour communiquer et traiter l'information : Il sait utiliser des outils de communication et de collaboration en ligne pour échanger des informations avec ses collègues et partenaires externes. Cela peut inclure la gestion de calendriers partagés, la participation à des réunions virtuelles, et le partage de documents en ligne.
  • Trier et traiter les e-mails et le courrier : L'employé administratif et d'accueil gère les e-mails et le courrier entrants et sortants de la structure. Il trie les communications, répond aux demandes de manière appropriée, et assure le suivi des courriers et des envois.
  • Classer et archiver les informations et les documents : Il organise et classe les informations et les documents de manière à ce qu'ils soient faciles à retrouver. Il peut utiliser des systèmes de classement physiques ou numériques pour assurer l'accessibilité des informations archivées.
  • Accueillir et orienter les visiteurs et les collaborateurs : L'employé administratif et d'accueil assure un accueil professionnel et chaleureux aux visiteurs et aux collaborateurs. Il les oriente vers les personnes ou les services appropriés en fonction de leurs besoins.
  • Traiter les appels téléphoniques : Il gère les appels téléphoniques entrants et sortants de manière professionnelle. Il répond aux demandes de renseignements, transfère les appels aux destinataires appropriés, et prend des messages si nécessaire.
  • Répondre aux demandes d'informations internes et externes : L'employé administratif et d'accueil est en charge de répondre aux demandes d'informations tant à l'interne qu'à l'externe. Il fournit des informations précises et pertinentes aux collègues, aux clients, aux visiteurs, et à d'autres parties prenantes de la structure.

Exemples de questions posées pendant la session d'examen

1. Pouvez-vous expliquer comment vous organisez la réception et l'expédition du courrier dans un environnement professionnel ?
Notre conseil : Dans votre réponse, détaillez les étapes de réception du courrier, de tri, de distribution interne, et d'expédition. Mettez en avant votre capacité à gérer efficacement la circulation de l'information.
2. Comment gérez-vous les appels téléphoniques et les demandes d'informations des visiteurs ?
Notre conseil : Expliquez comment vous répondez aux appels téléphoniques de manière professionnelle, comment vous traitez les demandes d'informations, et comment vous assurez que les visiteurs sont accueillis et orientés de manière appropriée. Mentionnez votre capacité à maintenir un environnement d'accueil chaleureux.
3. Pouvez-vous décrire comment vous assurez la traçabilité des informations et des documents dans votre travail administratif ?
Notre conseil : Dans votre réponse, parlez des méthodes que vous utilisez pour classer, archiver, et suivre les informations et les documents. Soulignez l'importance de la confidentialité et de la conformité aux procédures en vigueur.
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Nos conseils pour une bonne préparation

Apprenants et
candidats
Concentrez-vous sur l'apprentissage des compétences de base telles que la saisie de données, la rédaction de courriers professionnels et la communication téléphonique. Pratiquez régulièrement pour améliorer votre efficacité dans ces domaines.
Formateurs
 
Encouragez les apprenants à appliquer les compétences acquises dans des scénarios réels, comme la simulation d'accueil de visiteurs ou la gestion du courrier. Fournissez des retours constructifs pour les aider à progresser.
Ecoles et
centres de formation
Mettez en place des simulations de bureaux pour recréer un environnement de travail authentique. Favorisez la formation continue sur les outils informatiques et la gestion de la confidentialité. Encouragez la sensibilisation à l'écologie numérique.
Vous pouvez utiliser le copilote d'Educentre pour réussir vos actions de formation.
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Informations officielles

Code RNCP : RNCP36803
Consultez les documents officiels, notamment le REAC (Référentiel Emploi Activités Compétences) et le RC (Référentiel de Certification) pour plus d'informations : cliquez ici