L'employé administratif et d'accueil, tout en respectant les consignes et en tenant compte de l'environnement de la structure, s'occupe des tâches courantes de secrétariat. Cela inclut la création, la saisie et la mise à jour de documents professionnels à l'aide d'outils bureautiques, ainsi que l'amélioration du fonctionnement de la messagerie générique de l'organisation.

Au quotidien, il assure diverses fonctions, telles que l'accueil des visiteurs, la gestion des appels téléphoniques, la réception et l'expédition du courrier. De plus, il effectue des recherches pour répondre aux demandes d'informations tant en interne qu'en externe.

Pour améliorer l'efficacité des opérations internes, il utilise des outils de collaboration, qu'ils soient synchrones ou asynchrones. Il adopte également une approche écoresponsable en numérisant des documents, que ce soit en local ou sur des serveurs distants, comme dans un cloud, pour garantir la conservation et la traçabilité des informations conformément aux procédures en vigueur.

L'employé administratif et d'accueil travaille sous la supervision de la hiérarchie et entretient des relations avec différents services internes et partenaires externes. Il organise son travail en fonction des priorités, en étant réactif, et veille au respect des règles de confidentialité tout en créant un environnement d'accueil en accord avec la culture de la structure.

Ce poste peut être exercé au sein d'un service ou à un poste d'accueil, et il nécessite un ensemble de compétences techniques ainsi que des qualités personnelles. L'usage quotidien d'outils collaboratifs, de messagerie et de logiciels spécifiques à la structure demande une mise à jour continue des compétences en lien avec les évolutions technologiques.

Les conditions de travail peuvent varier en fonction de la structure. Dans les organisations de grande taille, les activités sont définies par les spécificités du service et impliquent une auto-vérification du respect des procédures. Dans les PME et TPE, une plus grande autonomie et une adaptabilité aux différents contextes de travail sont nécessaires. L'employé administratif et d'accueil doit être capable de gérer des interruptions fréquentes d'activité et de travailler dans un environnement potentiellement bruyant, tout en faisant preuve d'organisation et de maîtrise de soi dans une posture de service.