Présentation

La formation de Secrétaire Assistant vise à préparer les apprenants à devenir des professionnels de la gestion administrative, de la communication, et de la relation client au sein d'une entreprise. Les apprenants acquerront les compétences nécessaires pour assurer un soutien efficace à leur équipe et contribuer à la réussite de l'entreprise.
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Compétences à valider

Les compétences à valider sont les suivantes :

Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines

  • Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités : Le secrétaire assistant est capable de faciliter la communication au sein de l'équipe en relayant les informations pertinentes, en organisant les activités et en assurant une coordination efficace entre les membres de l'équipe.
  • Produire des documents professionnels courants : Cette compétence implique la capacité à rédiger des documents professionnels tels que des courriers, des rapports, des comptes rendus, des tableaux ou des graphiques en utilisant une orthographe et une syntaxe impeccables.
  • Communiquer des informations par écrit : Le secrétaire assistant est en mesure de communiquer efficacement par écrit en utilisant des courriels, des lettres, des notes, des rapports et autres moyens de communication écrite pour transmettre des informations claires et précises.
  • Assurer la traçabilité et la conservation des informations : Cette compétence consiste à enregistrer, classer et conserver les informations de manière organisée et confidentielle, tout en veillant à leur traçabilité pour garantir leur disponibilité et leur archivage conforme aux réglementations en vigueur.
  • Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement : Le secrétaire assistant est capable d'accueillir les visiteurs, de recueillir leurs demandes et de transmettre des informations oralement de manière professionnelle, en garantissant une excellente qualité de service.
  • Planifier et organiser les activités de l'équipe : Cette compétence implique la capacité à planifier et à organiser les activités de l'équipe, y compris la gestion des agendas, des rendez-vous, des réunions et des déplacements, tout en veillant à une coordination efficace.
  • Assurer l'administration des achats et des ventes : Le secrétaire assistant est en charge de la gestion administrative des achats et des ventes, y compris le traitement des commandes clients, des demandes d'achats et des approvisionnements, en veillant à la satisfaction des interlocuteurs et à l'intérêt de l'entreprise.
  • Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes : Cette compétence implique la capacité à répondre aux demandes d'information des clients de manière professionnelle, tout en traitant efficacement les réclamations courantes en conciliant la satisfaction de l'interlocuteur et les intérêts de l'entreprise.
  • Elaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale : Le secrétaire assistant est capable d'élaborer et de mettre à jour des tableaux statistiques et des graphiques significatifs pour faciliter le suivi de l'activité commerciale de l'entreprise, en utilisant des outils informatiques appropriés.
  • Assurer le suivi administratif courant du personnel : Cette compétence implique la gestion administrative courante du personnel, y compris la tenue à jour des dossiers, les formalités d'embauche et de départ des salariés, et la fourniture de réponses conformes au droit du travail aux demandes d'information d'ordre social.

Exemples de questions posées pendant la session d'examen

1. Comment gérez-vous l'accueil des visiteurs et les appels téléphoniques de manière efficace au sein d'une entreprise ?
Notre conseil : Pour répondre à cette question, expliquez comment vous organisez l'accueil des visiteurs, gérez les appels téléphoniques de manière professionnelle, et assurez un bon filtrage des appels. Mettez en avant vos compétences en communication et votre capacité à gérer plusieurs tâches en même temps.
2. Pouvez-vous décrire comment vous préparez et gérez les réunions au sein d'une entreprise ?
Notre conseil : Dans votre réponse, expliquez comment vous planifiez les réunions, préparez l'ordre du jour, envoyez les invitations, assurez la logistique des réunions, et prenez des notes ou rédigez des comptes rendus. Mettez en avant votre sens de l'organisation et votre attention aux détails.
3. Comment traitez-vous les demandes d'information des clients et gérez-vous les réclamations courantes de manière efficace ?
Notre conseil : Dans votre réponse, décrivez comment vous répondez aux demandes d'information des clients de manière professionnelle, comment vous traitez les réclamations courantes en recherchant des solutions satisfaisantes, et comment vous assurez la satisfaction de l'interlocuteur tout en préservant les intérêts de l'entreprise.
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Nos conseils pour une bonne préparation

Apprenants et
candidats
Ne manquez pas les cours de communication professionnelle et de gestion administrative, car ce sont des compétences essentielles dans le domaine de la secrétariat. Pratiquez régulièrement la rédaction de documents professionnels pour perfectionner vos compétences en orthographe et en syntaxe.
Formateurs
 
Encouragez les apprenants à participer activement aux activités de communication, à rédiger des documents professionnels réels et à s'entraîner à gérer les appels téléphoniques et les réunions. Intégrez des scénarios pratiques pour simuler des situations de travail réelles.
Ecoles et
centres de formation
Favorisez un environnement d'apprentissage pratique en fournissant aux apprenants des outils numériques modernes, tels que des logiciels de traitement de texte, de gestion de projet et de communication. Encouragez la collaboration et la résolution de problèmes dans le cadre de projets de groupe.
Vous pouvez utiliser le copilote d'Educentre pour réussir vos actions de formation.
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Informations officielles

Code RNCP : RNCP36804
Consultez les documents officiels, notamment le REAC (Référentiel Emploi Activités Compétences) et le RC (Référentiel de Certification) pour plus d'informations : cliquez ici

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