En tant que premier interlocuteur des collaborateurs et des partenaires externes, le secrétaire assistant joue un rôle essentiel dans la communication de l'entreprise. Il contribue à valoriser l'image de la structure et assure un relais efficace de l'information. La dimension relationnelle de sa fonction est donc cruciale.

Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, en veillant à maintenir une orthographe et une syntaxe irréprochables. Il effectue des recherches d'informations à partir de sources identifiées et assure le classement et l'archivage, aussi bien physiques que numériques.

Le secrétaire assistant gère l'accueil des visiteurs, les flux d'appels multicanaux, la prise de rendez-vous et la tenue des agendas. Il organise également les réunions et les déplacements au sein de l'entreprise, contribuant ainsi à une meilleure organisation du travail.

Dans le service commercial, il peut traiter les commandes clients, les demandes d'achats et les approvisionnements. Il assure l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d'information et traite les réclamations courantes, en cherchant à concilier la satisfaction de l'interlocuteur avec les intérêts de l'entreprise. Il produit également des tableaux statistiques et des graphiques pour faciliter le suivi de l'activité commerciale.

Selon l'organisation de la structure, le secrétaire assistant peut participer au suivi administratif du personnel en maintenant les dossiers à jour, en s'occupant des formalités d'embauche et de départ des salariés, et en fournissant des réponses conformes au droit du travail aux demandes courantes d'information d'ordre social.

Le secrétaire assistant peut être amené à prendre en charge les tâches de ses collègues des différents secrétariats à tout moment pour maintenir une continuité de service, ce qui exige une capacité d'adaptation et d'ouverture sur son environnement. Il peut également être amené à utiliser l'anglais pour répondre à des demandes simples d'un interlocuteur anglophone.

Le degré d'autonomie et de responsabilité du secrétaire assistant varie en fonction de la taille et du domaine d'activité de l'entreprise. Il organise lui-même les tâches qui lui sont confiées et doit gérer les interruptions fréquentes dues à la multiplicité des tâches et des intervenants. Son travail s'effectue principalement de manière sédentaire avec l'utilisation d'outils numériques, et il doit constamment mettre à jour ses compétences en raison de l'évolution technologique de ces outils. Les horaires sont généralement stables, mais peuvent s'adapter aux besoins de la clientèle ou des usagers.