L'employé administratif et d'accueil (EAA) exerce ses fonctions avec une grande polyvalence et joue un rôle essentiel dans le quotidien d'un service ou d'une structure. Sa position au sein de l'entreprise lui confère un rôle de représentation et de facilitateur du bon fonctionnement de l'organisation. Il contribue à la circulation fluide de l'information et collabore activement avec les collaborateurs internes et les partenaires externes. La dimension relationnelle est au cœur de sa fonction.

L'EAA, tout en respectant les directives et en tenant compte de l'environnement de la structure, assure les tâches courantes de secrétariat. Il crée, met à jour et traite des documents professionnels en utilisant des outils bureautiques et optimise le fonctionnement de la messagerie générique de la structure. Il assume également la réception des visiteurs, la gestion des appels téléphoniques, ainsi que la réception et l'envoi du courrier. Il effectue des recherches pour répondre aux demandes d'informations, qu'elles proviennent de l'intérieur ou de l'extérieur de l'organisation.

Dans une démarche d'optimisation des processus internes, l'EAA utilise des outils de collaboration, synchrones et asynchrones. Il adopte également une approche écoresponsable en numérisant des documents, que ce soit localement ou en les stockant sur des serveurs distants, tels que des solutions cloud, afin d'assurer la conservation et la traçabilité des informations selon les procédures en vigueur.

L'employé administratif et d'accueil travaille sous la supervision de la hiérarchie et interagit avec différents services internes et partenaires externes. Il organise son travail en fonction des priorités qui lui sont assignées, en faisant preuve de réactivité. Il accorde une importance particulière au respect des règles de confidentialité et à la création d'un environnement d'accueil en adéquation avec la culture de la structure.

Cet emploi peut être exercé au sein d'un service ou à un poste d'accueil. Les conditions d'exercice varient en fonction de la structure, et l'EAA peut être amené à assumer tout ou partie des activités décrites. Dans des organisations de grande taille, les activités sont déterminées par les spécificités du service et impliquent une stricte conformité aux procédures. Dans les PME et TPE, une certaine autonomie et une capacité d'adaptation aux contextes de travail divers sont requises.

L'employé administratif et d'accueil doit faire face à des changements fréquents et à des interruptions d'activité dans un environnement parfois bruyant. La gestion simultanée de multiples tâches et l'afflux constant de visiteurs et d'appels téléphoniques exigent une grande capacité d'organisation et de maîtrise de soi, tout en adoptant une attitude axée sur le service.