L'emploi de secrétaire comptable se situe à la convergence des métiers de secrétaire et de comptable. Il combine des responsabilités dans ces deux domaines au sein d'un même poste.

Le secrétaire comptable effectue des tâches d'assistanat administratif et logistique pour un responsable hiérarchique, généralement le chef d'entreprise, ou une équipe. Il assure le suivi administratif des fonctions commerciales et des ressources humaines.

Dans le domaine de la comptabilité, il contrôle, comptabilise les documents commerciaux, sociaux et fiscaux tels que la TVA, et gère les paies ainsi que les déclarations sociales courantes de l'entreprise.

En tant que premier interlocuteur des collaborateurs et des partenaires externes, le secrétaire comptable joue un rôle essentiel dans la communication de l'entreprise. Il valorise son image et assure la diffusion efficace de l'information. La dimension relationnelle est cruciale dans sa fonction.

Il facilite le travail de sa hiérarchie en préparant des dossiers, en créant, en présentant et en diffusant des documents tels que des e-mails, des courriers, des comptes rendus, des tableaux ou des graphiques. Il assure une orthographe et une syntaxe impeccables, recherche des informations, et organise le classement physique et numérique.

Dans le domaine commercial, il traite les commandes clients, gère les demandes d'achats et les approvisionnements. Il fait le lien entre l'entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d'information et traite les réclamations courantes, en veillant à la satisfaction de l'interlocuteur tout en préservant les intérêts de l'entreprise. Il contribue au suivi de l'activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques pertinents.

Il peut également participer au suivi administratif du personnel, en maintenant à jour les dossiers, en gérant les formalités d'embauche et de départ des salariés, et en fournissant des réponses conformes au droit du travail pour les demandes courantes d'information d'ordre social.

Selon le contexte de la structure, la maîtrise de la langue anglaise peut être requise pour répondre à des demandes simples d'un interlocuteur anglophone.

En raison de ses compétences en secrétariat et en comptabilité, l'emploi de secrétaire comptable répond aux besoins des petites structures telles que les TPE, les associations, les établissements secondaires de grandes entreprises, et les cabinets d'expertise comptable. Il y occupe une place stratégique en raison de sa connaissance approfondie des informations provenant tant des interlocuteurs internes qu'externes à l'entreprise (clients, fournisseurs, banques, experts-comptables).

Le secrétaire comptable exerce ses fonctions de manière autonome sous la supervision d'un hiérarchique et d'un cabinet d'expertise comptable pour les tâches comptables et de paie. Les interruptions fréquentes dans son travail, dues à la multiplicité des tâches et des intervenants, nécessitent une gestion des urgences et des priorités. La gestion simultanée d'opérations comptables et de secrétariat exige une organisation rigoureuse.

L'essentiel de son activité se déroule de manière sédentaire, impliquant l'utilisation d'outils numériques et de progiciels spécifiques à la structure. La constante évolution technologique de ces outils exige une mise à jour et une adaptation permanentes des compétences. Bien que les horaires de travail soient généralement stables, leur amplitude peut s'élargir pour répondre aux fluctuations des demandes de la clientèle ou des usagers.